「給与計算ソフトが使えなくなった」

【社労士開業予備校では、常に基本と基礎を重視しています。】

エッセンスコースの修了生さんから連絡が入りました。
「給与計算ソフトが使えなくなったら、どうしたら良いのでしょうか?」
件のソフトウエアではなく、実際に起こったことでもなく、いざ現在受託している給与計算業務を心配してのこと。インシデントに備えてとは書けません、素人なので。

冷たく書けば「それは、受託しているあなた自身が考えること」では始まらないので、少しだけ書いておきます。

  • クラウド系の給与計算システムを利用している場合
    月に1回程度は、データを手元にバックアップすること。csvなりEXCELでダウンロードしておく。
  • インストール型の給与計算ソフトを利用している場合
    手元のパソコンにデータを保存しておくだけでなく、どこかにバックアップする。

万が一クラウド系が使えなくなると、程度によっては数日給与計算ができなくなることも。じゃあ、どうするの、その時?
インストール型なら、別のパソコンにでもインストール、データがあれば計算できるので、復旧まで3時間(パソコンの購入は別)というところでしょうか。

社労士開業予備校:「給与計算ソフトが使えなくなった」

後者は解決、前者の場合は現実に発生したらどうする?
ちなみに、プロ(給与計算業務でお金をいただいている)なのでそのクラウド系のシステムを導入した責任がある。情報セキュリティの考え方がどうなのか確認しなければならない。まさか「周囲の先生が使ってるから」も間違いでは無いけれど、もう少し考慮が必要でしょ。

実際には、クラウド系で7月8月に事件事故が発生したなら、こんなところでしょうか。

  • 取りあえず、前月と同額を支払う。
  • 無料でもシェアソフトでも良いので、EXCELのデータを直に使えるものを探して、いったん普通に計算する。

翌月に調整するなり、年末調整で調整する。そう、発生した時点がいつかも大きく影響します。12月なら、1月年調で対応するとか、復旧の状況を見ながら対応するしかありません。パートタイマーが多ければ勤怠が給与額に直結しているので、お客様などの理解が得られるかは別問題。
(年末調整業務が、税理士先生なのか社会保険労務士なのかは、知らんけど。)

バックアップですが、一人事務所ならクラウドストレージにファイルバックアップで十分かも。UTM→VPNを使っているなら、改めて一度はITや情報セキュリティの専門家に相談する方が良いかも知れません。3-2-1ルールも知っておきましょか。NASだとバックアップになっていないこともあります。
メールにCCで10や20のメルアドを並べるのは、セキュリティの面でも危険。そこからメルアド・個人情報が流出する可能性があると言うこと。そういうメールを送ってくる輩とは縁を切るに限る。)

自事務所の規模に合った形で、バックアップをしておきましょう。誰の責任でもなく、自分の責任ですよ。それが自営業者、開業者~


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