お客様へメールを送信したら、文面チェック?

合同事務所・大阪社労士事務所のメンバーと、お客様との情報のやり取りについて、まあ雑談の部類に入る話をしていたところ。
「えっ、(電子)メールって、内容をチェックされているんですか?」

ちょっとした規模の企業でも、自社サーバーを設置していれば、おそらくUTM(統合脅威管理)機器を導入しているでしょうから、メールフィルタでメールの内容をチェックされることも当然。
(過度な期待や反応は、あきませんけど。)

オリジナルドメインのメールなら、チェックは、もう当たり前。
オリジナルドメインではない、プロバイダーのメールやGmailに代表される無料メールなら、別の意味で、企業が事業活動で使うのはチョット~。

電子メールの文面に、「デート」「ホテル」「レストランを予約」「ヤフオク」なんて単語があった日には、メールフィルタに引っ掛かっていること間違い無し。
(保証はしませんし、上記単語はあくまで勝手な想像です。合同事務所のメンバーが、そんな変なメールを送ることは無いと思います。このメンバーさん、総務担当出身で一応情報セキュリティの一部も担っていたそうですが。)

そう言えば、大阪社労士事務所のお客様に言われたのが、新幹線やホテルの予約。
ウェブフィルタリングで、旅行会社のHPが全く閲覧できないそうで、出張の際に安いホテルやチケットを取れないので、旅行代理店に電話&FAXでお願いしてるとか。国内出張規程を作成している時に、実費にするのか上限にするのかヒアリングをしていて、発覚というか実情を理解。やはり、割高になっているだろうと予想はしているらしい。
(設定次第で、どうにでもなると思いますが、誰もその設定がわからない。メールもウェブも、フィルタリングの設定とフィードバックがきっちり出来ていないような印象。)

お客様に、変な文面の電子メールを送ることは無いと思います。
ただ、「証拠隠滅の指示」「偽造文書」などの内容のメールを送ると、メールサーバに証拠が残っているかも知れませんよ。「それぐらいなら、法違反に問われませんよ」なんてメールもあるかも。

「それなら、電話か~」
電話も社内から発信・受信の場合は、設備を導入すれば、コールセンターのように全通話を記録・録音できるらしいです。

アブナイ内容のメールは、送らないことです。
知らんけど。


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