「現地調査で、顧問契約が…」

【社労士開業予備校では、コンプライアンス重視の事務所経営を伝えていきます。】

エッセンスコースの修了生さんで、社会保険労務士事務所を開業している方から連絡がありました。
「来年から顧問契約をしていただけるはずの企業様に、顧問契約は取り止めるって言われました。桑野さん、聞いてもらえます？」

全然見えませんが？？

事情を伺うと、だいたいこんな感じ。

• たまたま知り合いを通じて、ある企業から顧問契約の打診があった
• すでに１度その企業を訪問しており、管理部門の担当部長からは顧問契約の内諾はもらっていた
• 急に「現地調査」の連絡が入り、現地確認が行われた
• 現地調査には、先の担当部長、担当係長に加え、管理部門の担当役員まで随行されていた

（それは、すごいなあ）と内心思いましたが、企業側の反応は違ったようです。

• 「こちらは、分譲マンションなんですよね。ご家族も、この部屋（＝事務所利用の部屋）にも入られるんですか？」と質問。
  • 修了生さんの返答は「入りますが、基本は入らないようにしてもらっています。」
• 「マイナンバーの取扱規程を見せてください」と言われ、修了生さん「ないです」と返答。

何でも管理部門の担当役員が、上場企業の出身で、総務法務の経験者だという。今回初めて社会保険労務士事務所と顧問契約をするに当たり、現地調査を行うように担当部長らに指示したのも、この役員だそうだ。

私「分譲マンションでの事務所開設については、エッセンスコースで講義していますよ。それに、マイナンバーの取扱規程についてもエッセンスコースで講義してますよ。連合会からひな型をダウンロードして備え付けるように、と。事務所運営の講義で。」

マイナンバーについては、社会保険労務士の場合、手続き業務（主に得喪）の中でマイナンバーを取り扱うので取扱事業者に該当します。そのため、ガイドラインでは特定個人情報等取扱規程を備える義務があるとされています。マイナンバー含む個人情報のやり取りについては、全てその取扱規程で決めておくべきことです。

修了生さん「たった、それだけで、、、、、担当係長から現地調査の結果、顧問契約はしないという結論に至ったと電話で連絡をもらったんです。」

でも、この修了生さんの話を総合すると、マイナンバーの安全管理措置だけの問題じゃなく、家族の動線や居住用のマンションだったのが問題だった可能性もあるわけで。

少しでも、シビアだったり、情報セキュリティに敏感な企業様であれば、今回「顧問契約の締結はやめた」という結論も自然だと思います。

その日の夜、修了生さんからメールが届いていました。
「エッセンスコースの事務所運営のレジュメを再確認しました。事務所の場所のことも、マイナンバーの取扱規程のことも書いてありました。取扱規程には、自分で「作ること」と書き込んでいました。（泣）　もう一度、読み直します。」

よろしくお願いします。

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