申請書類の控え・コピーは、持っていますか?

【社労士開業予備校は、社会保険労務士として必要な、実践に近い知恵を提供しています。】

ある社会保険労務士先生と雑談をしていて、ふと気になったので、メモ。

申請書類の控えは、社労士開業予備校でも「届出・申請の前に、必ずコピーしときましょ」と講義の中でお伝えしています。実務分野の科目のあるエッセンスコースだけですけど。

●ほぼ全ての申請書類は、手元に残るように控えを取っています。
助成金、派遣、年金などは、とくに後日の問い合わせに対応できるように、添付書類を含め一式を事務所内の手控えとしてコピーしています。お客様に報告書として渡す分とは別に、です。

●全くコピーしない手続き
それが、ありました。
雇用保険の資格取得届です。提出前にコピーは取りません。

事業主控えが出る(複写式でハッキリしている)、例えば労働保険の成立届は、提出前にはコピーは取りません。

電子申請と窓口手続きで若干違うと思いますが、そんな感じでしょうか。

そう言えば、36協定届も提出前にはコピーは取りません。が、パソコンで作成しているので、同内容のデータが手元にありますね。もちろん、受理印のある36届をコピーして事務所控えにします。

●添付書類
提出して戻ってこない添付書類、別添の書類は、コピーします。
エビデンスであることが多いので、きっちりコピー!

●公務員出身の社会保険労務士
過去に一度でも公務員としての勤務経験がある場合、おそらく自分の資料としてもコピーは取るはずです。 お客様の企業に伺って過去の書類を見せてもらうことがありますが、結果の書類(通知書、事業主控え)しか無い場合も非常に良くあります。きっちりしていると自慢される企業様でも、よくあるケースです。


手元に控え・コピーの類いは無いけれど改めて提出・申請時の書類を見たい、という場合は、関係者の方々に開示請求してもらう方法もありますが…。就業規則その他、実際に請求したこと・請求してもらったことはありません。

民法の委任の規定を下部に置いておきました。
「申請・届出書類の控え一式を、お客様に報告書の添付書類としてお渡しする」のは、どれに当たるのでしょうか。結果は「提出しました」事実の分かる受理印・受付印のある書面をお渡しすることが、それだと思いますが。
(特約に無ければ、理屈の上では控え一式を渡す必要はないと思っています。)

まあ、何はともあれ、控えは持っておきましょう。

民法
第十節 委任
(委任)
第六百四十三条 委任は、当事者の一方が法律行為をすることを相手方に委託し、相手方がこれを承諾することによって、その効力を生ずる。
(受任者の注意義務)
第六百四十四条 受任者は、委任の本旨に従い、善良な管理者の注意をもって、委任事務を処理する義務を負う。
(受任者による報告)
第六百四十五条 受任者は、委任者の請求があるときは、いつでも委任事務の処理の状況を報告し、委任が終了した後は、遅滞なくその経過及び結果を報告しなければならない。
(受任者による受取物の引渡し等)
第六百四十六条 受任者は、委任事務を処理するに当たって受け取った金銭その他の物を委任者に引き渡さなければならない。その収取した果実についても、同様とする。
2 受任者は、委任者のために自己の名で取得した権利を委任者に移転しなければならない。
(受任者の金銭の消費についての責任)
第六百四十七条 受任者は、委任者に引き渡すべき金額又はその利益のために用いるべき金額を自己のために消費したときは、その消費した日以後の利息を支払わなければならない。この場合において、なお損害があるときは、その賠償の責任を負う。
(受任者の報酬)
第六百四十八条 受任者は、特約がなければ、委任者に対して報酬を請求することができない。
2 受任者は、報酬を受けるべき場合には、委任事務を履行した後でなければ、これを請求することができない。ただし、期間によって報酬を定めたときは、第六百二十四条第二項の規定を準用する。
3 委任が受任者の責めに帰することができない事由によって履行の中途で終了したときは、受任者は、既にした履行の割合に応じて報酬を請求することができる。
(受任者による費用の前払請求)
第六百四十九条 委任事務を処理するについて費用を要するときは、委任者は、受任者の請求により、その前払をしなければならない。
(受任者による費用等の償還請求等)
第六百五十条 受任者は、委任事務を処理するのに必要と認められる費用を支出したときは、委任者に対し、その費用及び支出の日以後におけるその利息の償還を請求することができる。
2 受任者は、委任事務を処理するのに必要と認められる債務を負担したときは、委任者に対し、自己に代わってその弁済をすることを請求することができる。この場合において、その債務が弁済期にないときは、委任者に対し、相当の担保を供させることができる。
3 受任者は、委任事務を処理するため自己に過失なく損害を受けたときは、委任者に対し、その賠償を請求することができる。
(委任の解除)
第六百五十一条 委任は、各当事者がいつでもその解除をすることができる。
2 当事者の一方が相手方に不利な時期に委任の解除をしたときは、その当事者の一方は、相手方の損害を賠償しなければならない。ただし、やむを得ない事由があったときは、この限りでない。
(委任の解除の効力)
第六百五十二条 第六百二十条の規定は、委任について準用する。
(委任の終了事由)
第六百五十三条 委任は、次に掲げる事由によって終了する。
一 委任者又は受任者の死亡
二 委任者又は受任者が破産手続開始の決定を受けたこと。
三 受任者が後見開始の審判を受けたこと。
(委任の終了後の処分)
第六百五十四条 委任が終了した場合において、急迫の事情があるときは、受任者又はその相続人若しくは法定代理人は、委任者又はその相続人若しくは法定代理人が委任事務を処理することができるに至るまで、必要な処分をしなければならない。
(委任の終了の対抗要件)
第六百五十五条 委任の終了事由は、これを相手方に通知したとき、又は相手方がこれを知っていたときでなければ、これをもってその相手方に対抗することができない。
(準委任)
第六百五十六条 この節の規定は、法律行為でない事務の委託について準用する。


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