個人情報やマイナンバーの規程は、必要?

【社労士開業予備校は、開業している社会保険労務士にも意義のある情報を提供します。】

忘れないうちに書いておきます。
「私らも、個人情報保護規程やマイナンバーの取扱規程が必要なの?」
と、SR-CLUB勉強会とは別の勉強会で話題に出ました。質問があったのは、開業している社会保険労務士の先生方です。

結論としては、「作成・整備しておかないといけない」。
法律的なことは、個人情報保護法や番号法を解説したウエブサイト、とくに個人情報保護委員会の資料を眺めていただくことをおすすめします。それ以外にも、いろいろな方々が説明・解説のページを開設しています。

(就業規則の作成だけ、人事労務の相談業務だけしか行わない先生は、個人情報を取り扱わなければ、規程類は不要です。携帯電話の電話帳やスマホの名刺管理ソフトの内容については………データベース化されていないなら………って、そんなヒトいますか。)

簡単に書くと、「お客様に説明できないから」です。
安全管理措置やエリアの区分、利用目的などを口頭でサラッとお話しできるレベルなら、保護規程・取扱規程は不要なのかもしれません。ガイドラインで要求されているので。

社労士開業予備校・開業時に個人情報保護規程やマイナンバー取扱規程は準備しておくもの?

例えば、マイナンバー・個人情報(特定個人情報)を記入した雇用保険の資格取得届を、どのようにして公共職業安定所に届け出るのか?
郵便なら書留とか、持参なら鍵の掛かったカバンに入れるとか、電子申請ならセキュアな通信で、とか。そういうことを規定しているのがマイナンバー取扱規程(特定個人情報等取扱規程とも)です。

要するに、個人情報やマイナンバーのセキュリティルールを決めていますか、使用目的・利用目的をハッキリさせていますか、情報が漏洩したときはどう対応しますか。

お客様はお客様で規程を整備しているはずです。それに基づき、個人情報やマイナンバーを取り扱っている『はず』です。

また、お客様は委託元として、委託先である私たち社会保険労務士事務所を監督する義務があります。監督ルールも必要になってきます。お客様は立ち入りも可能なんです。安全管理措置がチャンと講じられているのか、チェックをするために。

実際、マイナンバーの施行時には、上場企業の孫会社さんや、従業員数が300名を超える企業様からは、現地(大阪社労士事務所・合同事務所)の確認やら、取扱規程のチェックもされました。まあ、取扱規程は「有無」だけで、中身をチラッと見られただけですが。コピーをお渡しした企業様もあります。

ですので、「保護規程・取扱規程は、作成・整備しておく」のが適当です。
法令の何条とか、ガイドラインの何条とかは、上に書いたように親切なウエブサイトがありますので、グーグル検索でもして閲覧してください。

昨日のブログ記事ではありませんが、リンリの問題ではありません。
法令・ガイドライン、そしてお客様の情報保護のためです。

社労士開業予備校講座では、資料として連合会作成の特定個人情報等取扱規程についてはお渡しして説明しています。個人情報保護規程については、各自で、ですが。

連合会への提言」に書きましたが、私個人は保護規程・取扱規程は、就業規則の一部です。個人情報保護法や番号法に基づく書類としては考えていません。

その理由?


合同事務所・共同事務所

平成31年に開業をお考えの方、お気軽にご相談ください。
安全管理措置・マイナンバー(監督・立会)にも対応しています。

社会保険労務士・行政書士とも、開業等を予定している2か月ほど前にはご相談いただく方がバタバタせずに良いと思います。

社労士開業予備校

社労士資格活用講座を、8月から開講しています。
参加費は無料ですが、事前のお申し込みをお願いします。個別相談使いもOK。

エッセンスコースも、受講申込みできます。

SR-CLUB勉強会

社会保険労務士と、人事労務にご興味を持つ士業の勉強会です。
次回は、12月15日です。

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